Секретарь руководителя (директор предприятия) относится к категории технических исполнителей.

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

Секретарь должен знать:

-Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся деятельности предприятия.

-Основы административного права и законодательства о труде.

-Правила внутреннего распорядка предприятия.

-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

-Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.

-Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.

-Организацию делопроизводства.

-Методы оформления и обработки документов.

-Архивное дело.

-Машинопись.

-Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

-Правила печати деловых писем с использованием типовых форм.

-Основы этики и эстетики.

-Правила делового общения.

-Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники техники.

-Правила пользования приемно-переговорными устройствами, офисной техникой.

-Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.

На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя:

-Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

-Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятыми решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

-Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, в том числе принимает электронную почту.

-Принимает документы и личные заявления, представляемые на подпись руководителя.

-Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

-Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

-Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

-По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

-Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, проводимых на предприятии.

-Осуществляет контроль, за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

-Ведет контрольно-регистрационную картотеку (журнал учета входящей и исходящей корреспонденции).

-Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

-Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

-Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

-Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

-Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

-Знакомится с проектами решений руководства предприятия.

-Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.

-В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех явленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

-Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия у руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

-За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

-За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

-За причинение материального ущерба в процессе производственной деятельности в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.