Должностная инструкция секретаря
treugoma.ru › Инструкции и методики › Должностные и рабочие инструкции электротехнического и неэлектротехнического персонала ›
Должностная инструкция секретаря
1. Общие положения
Секретарь руководителя (директор предприятия) относится к категории технических исполнителей.
На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
Секретарь должен знать:
-Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся деятельности предприятия.
-Основы административного права и законодательства о труде.
-Правила внутреннего распорядка предприятия.
-Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
-Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
-Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
-Организацию делопроизводства.
-Методы оформления и обработки документов.
-Архивное дело.
-Машинопись.
-Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
-Правила печати деловых писем с использованием типовых форм.
-Основы этики и эстетики.
-Правила делового общения.
-Правила эксплуатации вычислительной и оргтехники техники.
-Правила пользования приемно-переговорными устройствами, офисной техникой.
-Секретарь подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Секретарь руководителя:
-Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
-Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятыми решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
-Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений, в том числе принимает электронную почту.
-Принимает документы и личные заявления, представляемые на подпись руководителя.
-Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
-Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
-Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
-По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
-Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, проводимых на предприятии.
-Осуществляет контроль, за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
-Ведет контрольно-регистрационную картотеку (журнал учета входящей и исходящей корреспонденции).
-Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
-Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
-Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
-Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
-Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
-Знакомится с проектами решений руководства предприятия.
-Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей Должностной инструкцией обязанностями.
-В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех явленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
-Запрашивать лично или по поручению руководителя предприятия у руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Секретарь руководителя несет ответственность:
-За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
-За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
-За причинение материального ущерба в процессе производственной деятельности в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
В Мой Мир | Опубликовать |